Een sportvereniging kan financieel gezond zijn, een sluitende begroting hebben en toch op enig moment te weinig geld op de rekening hebben. Een cashflowprognose maakt zichtbaar wanneer dat risico ontstaat.
Wat is een cashflowprognose?
Een cashflowprognose – ook wel liquiditeitsprognose genoemd – brengt per maand in beeld hoeveel geld er naar verwachting binnenkomt en hoeveel geld er wordt uitgegeven.
Je begint met het beschikbare banksaldo. Vervolgens verwerk je per maand de verwachte ontvangsten en betalingen. Zo ontstaat een prognose van het banksaldo gedurende het jaar.
Dat geeft antwoord op een simpele, maar voor iedere penningmeester belangrijke vraag:
Hebben we op ieder moment voldoende geld beschikbaar om onze rekeningen te betalen?
Waarom een jaarbegroting niet voldoende is
Stel: een vereniging begroot voor komend seizoen € 200.000 aan inkomsten en € 195.000 aan uitgaven. Op papier resteert een positief resultaat van € 5.000.
Dat lijkt prima.
Maar wat gebeurt er als in september en oktober grote betalingen moeten worden gedaan voor huur, trainers, materialen en verzekeringen, terwijl een groot deel van de contributies pas in november wordt geïncasseerd?
Dan kan er tijdelijk een tekort op de bankrekening ontstaan, ondanks dat de vereniging over het gehele jaar € 5.000 overhoudt.
Een begroting kijkt naar het resultaat. Een cashflowprognose kijkt naar het moment waarop het geld beschikbaar is.
Juist dat verschil is belangrijk voor een penningmeester.
Sportverenigingen hebben vaak grote verschillen tussen maanden
Bij veel sportverenigingen zijn inkomsten en uitgaven niet gelijkmatig over het jaar verdeeld.
Denk bijvoorbeeld aan contributies die één of enkele keren per jaar worden geïncasseerd, subsidies die pas na afloop worden uitbetaald of sponsorgelden die op verschillende momenten binnenkomen.
Aan de uitgavenkant kunnen juist aan het begin van een seizoen grote bedragen nodig zijn voor bondsafdrachten, zaal- of veldhuur, trainersvergoedingen, verzekeringen en inkopen.
Daarnaast kunnen investeringen een flinke aanslag doen op de beschikbare liquide middelen.
Een banksaldo van € 50.000 zegt daarom op zichzelf niet zoveel. Misschien lijkt dat een ruime buffer, maar moet de vereniging binnen twee maanden € 40.000 aan verplichtingen betalen.
De ontwikkeling van het banksaldo is minstens zo belangrijk als het saldo van vandaag.
Wat levert een cashflowprognose op?
Met een goede cashflowprognose ziet het bestuur ruim van tevoren wanneer het banksaldo dreigt terug te lopen.
Dat geeft tijd om maatregelen te nemen.
Je kunt bijvoorbeeld het moment van contributie-incasso aanpassen, met leveranciers andere betaalafspraken maken, een investering uitstellen, eerder een subsidie aanvragen of zorgen dat een financiering beschikbaar is voordat het geld daadwerkelijk nodig is.
Daarmee verandert de rol van de penningmeester.
Je constateert niet achteraf dat er een liquiditeitsprobleem is ontstaan, maar ziet het probleem vooraf aankomen.
Hoe maak je een cashflowprognose?
Een cashflowprognose hoeft niet ingewikkeld te zijn. Voor de meeste sportverenigingen is een prognose per maand voldoende.
Neem daarin in ieder geval op:
- het beginsaldo van de bankrekening;
- contributie-inkomsten;
- sponsorinkomsten;
- kantine- en accommodatie-inkomsten;
- subsidies en overige inkomsten;
- huur en accommodatiekosten;
- trainers- en personeelskosten;
- bondsafdrachten;
- inkopen;
- belastingen en verzekeringen;
- investeringen;
- aflossingen en rente;
- overige betalingen.
Per maand bereken je vervolgens:
Beginsaldo + ontvangsten – betalingen = eindsaldo
Het eindsaldo van januari wordt het beginsaldo van februari, enzovoort.
Zo zie je niet alleen hoeveel geld de vereniging aan het einde van het jaar verwacht over te houden, maar vooral wat het laagste verwachte banksaldo gedurende het jaar is.
Kijk vooral naar het laagste punt
Een veelgemaakte fout is om alleen naar het verwachte banksaldo aan het einde van het seizoen te kijken.
Stel dat een vereniging start met € 40.000 op de bank en naar verwachting eindigt met € 45.000. Op het eerste gezicht lijkt er weinig aan de hand.
Maar als uit de cashflowprognose blijkt dat het saldo in maart tijdelijk daalt naar € 3.000, ontstaat een heel ander beeld.
Er is dan nauwelijks ruimte voor tegenvallers.
Juist het laagste punt in de prognose is daarom interessant. Hoeveel financiële ruimte is er op dat moment nog als bijvoorbeeld een sponsor later betaalt, een subsidie wordt uitgesteld of een onverwachte reparatie noodzakelijk is?
Een goede cashflowprognose bevat daarom bij voorkeur ook een minimale liquiditeitsbuffer die de vereniging altijd beschikbaar wil houden.
Maak er geen eenmalige exercitie van
Een cashflowprognose is geen document dat je één keer maakt en daarna in een map bewaart.
Werk de prognose gedurende het seizoen regelmatig bij met de werkelijke ontvangsten en betalingen. Klopte de contributie-incasso met de verwachting? Is een subsidie al ontvangen? Zijn de energiekosten hoger dan begroot? Is een investering naar voren gehaald?
Door bijvoorbeeld iedere maand de prognose te actualiseren, wordt deze steeds betrouwbaarder.
En nog belangrijker: het bestuur krijgt eerder zicht op financiële afwijkingen en kan daarop sturen.
Van terugkijken naar vooruitkijken
Veel financiële rapportages binnen sportverenigingen zijn gericht op het verleden. We kijken naar de realisatie ten opzichte van de begroting en naar het banksaldo van vandaag.
Dat is belangrijk, maar voor goed financieel beleid niet voldoende.
Een cashflowprognose voegt daar een derde perspectief aan toe: wat verwachten we dat er de komende maanden met onze bankrekening gebeurt?
Voor een penningmeester is dat een relatief eenvoudig instrument waarmee financiële verrassingen kunnen worden voorkomen.
Zelf aan de slag met een cashflowprognose?
Om sportverenigingen hierbij te helpen, hebben we een praktisch template ontwikkeld. Hiermee kun je per maand de verwachte inkomsten en uitgaven invoeren en krijg je inzicht in de ontwikkeling van het banksaldo gedurende het jaar.
Zo zie je direct in welke maanden de financiële ruimte groot genoeg is én wanneer extra aandacht nodig is.
