Wytse is inmiddels 3 jaar penningmeester. Hij begon zonder ervaring, maar heeft op zijn eigen manier gezorgd voor inzicht en grip op de financiën. Lees in dit interview hoe hij de financiën vanaf de grond weer heeft opgebouwd.
Clubheld in beeld: Wietse Hoekstra van Sportclub Nes-Buren
Toen Wytse Hoekstra werd gevraagd om penningmeester te worden van Sportclub Nes-Buren, had hij nog geen ervaring met boekhouden, balansen of jaarverslagen. Toch zei hij ja. Inmiddels gaat hij zijn derde jaar als penningmeester in en heeft de club niet alleen meer financieel overzicht, maar ook meer ruimte om nieuwe activiteiten mogelijk te maken.
Meedoen op Ameland
Wytse woont inmiddels zeven jaar op Ameland. Daarvoor woonde hij lange tijd in Groningen, waar hij de pabo volgde. Na zijn opleiding werkte hij enkele jaren op een basisschool op het eiland.
Een plek vinden binnen de hechte eilandgemeenschap ging niet vanzelf. Volgens Wytse is de oplossing eigenlijk heel eenvoudig: meedoen. Via zijn werk leerde hij kinderen, ouders en families kennen. Later sloot hij zich aan bij de volleybalvereniging waar zijn vrouw al actief was.
“Als je ergens nieuw komt wonen, moet je gewoon meedoen. Dat werkt het beste.”
Sportclub Nes-Buren biedt verschillende sporten aan in het oostelijke deel van Ameland. Volleybal is de grootste tak, maar de vereniging faciliteert ook onder andere badminton, peuter- en kleutergym en gym voor ouderen. Daarnaast kijkt de club steeds welke nieuwe activiteiten tijdelijk of structureel kunnen worden aangeboden.
Juist die afwisseling maakt de vereniging volgens Wytse bijzonder. Wanneer iemand op het eiland ervaring heeft met bijvoorbeeld dans of een andere sport, onderzoekt de club of daar lessen omheen kunnen worden georganiseerd.
Beginnen met een schone lei
Na enkele jaren volleyballen werd Wytse gevraagd om het penningmeesterschap over te nemen. Hij had op dat moment nauwelijks een beeld van wat die functie inhield.
De start was pittig. Er was geen volledig ledenbestand en de financiële administratie was beperkt en niet altijd overzichtelijk. De contributie werd soms pas tijdens de laatste training van het seizoen geïnd. Wie die avond niet aanwezig was, kon gemakkelijk uit beeld raken.
Wytse besloot daarom grotendeels opnieuw te beginnen. Hij bracht de ledenadministratie in kaart, verzamelde financiële gegevens en ging op zoek naar kennis over het penningmeesterschap.
Via de Rabobank hoorde hij over een cursus voor penningmeesters. Drie avonden lang kreeg hij uitleg over onder andere begrotingen, balansen en financiële jaarverslagen. Daarvoor reisde hij vanaf Ameland naar Leeuwarden.
“Die cursus gaf mij een kader. Eerst dacht ik steeds: hoe moet dit eigenlijk? Daarna wist ik hoe het eruit hoorde te zien en kon ik gaan bedenken hoe ik daar moest komen.”
Vooral het leren begrijpen van een balans vroeg in het begin de nodige inspanning. Inmiddels merkt hij dat de financiële begrippen steeds vertrouwder worden. Die kennis helpt hem niet alleen binnen de vereniging, maar ook in zijn rol als commissielid bij de gemeente, waar hij deel uitmaakt van de auditcommissie.
Van Excel naar overzicht
In eerste instantie hield Wytse de administratie bij in Excel. Dat werkte, maar kostte veel tijd. Samen met het bestuur besloot hij daarom te investeren in digitale ondersteuning.
Voor ongeveer honderd euro per jaar maakt de club nu gebruik van ClubSupport. Daarmee kunnen onder meer de ledenadministratie en contributie-inning efficiënter worden geregeld.
Voor Wytse was dat een belangrijke keuze. Niet omdat het onmogelijk is om alles zelf bij te houden, maar omdat vrijwilligerstijd ook waarde heeft.
“Ik kan avonden in Excel gaan zitten sleutelen, maar dat vind ik mijn tijd niet waard. Als alles handmatig zou moeten, zou ik waarschijnlijk eerder stoppen als penningmeester.”
Door processen te automatiseren, houdt hij meer tijd over om vooruit te kijken. Gemiddeld besteedt hij ongeveer twee uur per week aan zijn functie, al zijn er duidelijke piekmomenten. Rond het einde van het boekjaar maakt hij het financiële jaarverslag en stelt hij de begroting op. In februari wordt een groot deel van de jaarlijkse contributie geïnd.
Geld als middel om iets mogelijk te maken
Sinds Wytse penningmeester is, werkt Sportclub Nes-Buren met een begroting. Hierdoor kan het bestuur niet alleen zien wat er binnenkomt en uitgaat, maar ook samen bepalen waaraan de beschikbare middelen worden besteed.
De club heeft inmiddels een gezonde kasstroom en bouwt reserves op. Daardoor kunnen eventuele tegenvallers worden opgevangen, maar ontstaat ook ruimte om te investeren.
Voor Wytse is dat het mooiste onderdeel van zijn functie. Geld op de rekening is niet het einddoel. Het moet worden ingezet om activiteiten, materialen en plezier mogelijk te maken.
Zo kan de club sportkleding aanschaffen, vrijwilligers bedanken met een uitje en nieuwe activiteiten voor kinderen ondersteunen. Wytse blijft daarbij het liefst op de achtergrond.
“Als je de kleintjes ziet rennen en plezier ziet maken, kun je stiekem denken: dat hebben we toch maar mooi voor elkaar gekregen.”
Het geeft hem voldoening om te weten dat een goede administratie en gezonde clubkas indirect bijdragen aan wat er in de sportzaal gebeurt.
De uitdaging van vrijwilligerswerk
Zoals bij veel verenigingen komt ook bij Sportclub Nes-Buren een groot deel van het werk terecht bij een relatief kleine groep vrijwilligers. Wanneer een activiteit dreigt te stoppen, vinden ouders dat vaak jammer. Toch is het niet altijd gemakkelijk om nieuwe mensen te vinden die een taak willen overnemen.
Wytse ziet juist veel mogelijkheden wanneer taken klein en overzichtelijk worden gemaakt. Niet één persoon hoeft alles te dragen. Als meerdere ouders af en toe een activiteit begeleiden, kan een waardevol aanbod voor kinderen blijven bestaan.
De vereniging heeft daarmee een belangrijke sociale functie. Sport brengt mensen bij elkaar en zorgt ervoor dat kinderen en volwassenen kunnen bewegen. Op een eiland, waar mensen elkaar goed kennen en veel voorzieningen afhankelijk zijn van lokale inzet, wordt die betekenis extra zichtbaar.
Wytse’s advies aan nieuwe penningmeesters
Zijn belangrijkste advies aan iemand die voor het eerst penningmeester wordt, is duidelijk:
Volg een cursus.
In enkele avonden kreeg hij het overzicht en de basiskennis die hij nodig had om zijn functie goed te kunnen uitvoeren. Daarnaast adviseert hij nieuwe penningmeesters om een betrokken kascommissie te zoeken.
Een kascommissie controleert niet alleen de cijfers, maar kan ook meedenken en wijzen op zaken die extra aandacht vragen. Dat is volgens Wytse waardevol, want het penningmeesterschap vraagt om nauwkeurigheid.
Je hoeft bij de start niet alles te kunnen. Je moet wel bereid zijn om te leren, hulp te organiseren en de administratie zo in te richten dat deze vol te houden is.
Wytse begon zonder financiële achtergrond en met slechts een map met enkele papieren. Nu beschikt Sportclub Nes-Buren over financieel overzicht, een begroting en ruimte om vooruit te kijken. Daarmee laat hij zien wat een penningmeester achter de schermen kan betekenen: niet alleen de cijfers bewaken, maar zorgen dat een vereniging kan blijven bewegen.
