Een goede penningmeester is geen boekhouder in een hoekje, maar een gesprekspartner die de cultuur, mensen en prioriteiten van de club kent.

Bij FinSport vinden wij dat de penningmeester (of het team financiën) de superheld van de club is. Daarom verdienen deze mensen het om in het zonnetje gezet te worden en geloven wij dat hun verhalen inspirerend zijn voor andere verenigingen. Maandelijks plaatsen wij een interview met een superheld, delen wij het verhaal achter de penningmeester en hun tips en trucs voor andere penningmeesters. Deze maand met Peter van Os!

Penningmeester in beeld: Peter van Os (Countryclub Groen-Geel)

Peter van Os, penningmeester Countryclub Groen-Geel

“Als je het geluk hebt dat je op je 54e kunt stoppen met werken, dan moet je ook iets terugdoen voor mensen die minder geluk hebben.” Met die gedachte besloot Peter van Os zich volledig op vrijwilligerswerk te richten. Inmiddels is hij 70 jaar en is hij drie volle werkdagen bezig met het penningmeesterschap van countryclub Groen-Geel, een multisportvereniging met golf, hockey en cricket op de grens van Wassenaar en Den Haag. 

Vrijwilligerswerk als tweede carrière

Peter werkte zijn hele leven in personeelszaken/HR. Na zijn vervroegde pensionering volgden verschillende vrijwilligersrollen: van projecten in de Haagse Schilderswijk tot schuldhulpmaatje en bestuursfuncties bij stichtingen en verenigingen. Toen hij naar Leiden verhuisde en bij Groen-Geel ging golfen, kwam er een plek vrij in het bestuur en, zoals zo vaak in zijn leven, rolde hij opnieuw een vrijwillige bestuursfunctie in. 

Hoewel financiën nooit zijn formele vakgebied zijn geweest, is hij inmiddels meerdere keren penningmeester geweest. Wat hem aanspreekt, is niet zozeer de boekhouding zelf, maar “aan de knoppen zitten van hoe een vereniging bestuurd wordt” en de financiële component goed inpassen in het grotere beleid van de club. 

De “allerleukste club van Nederland”

Hoe hij Groen-Geel zou omschrijven aan iemand die de club niet kent? “De allerleukste club van Nederland. Punt.” Daarna moet hij toch lachen en vult hij graag aan. 

Het terrein ligt prachtig, tegen de duinen van Meijendel aan. De club is geen elitaire golf- of hockeytempel en wil dat ook niet zijn. Leden komen er om sportief bezig te zijn – soms op behoorlijk hoog niveau – maar net zo goed voor vriendschap en gezelligheid. Teams bestaan vaak uit vriendengroepen en combileden die golfen, hockeyen en/of cricketen. De “derde helft” in het clubhuis – een oude boerderij die als warm nest voelt – is minstens zo belangrijk voor het verenigingsgevoel als de prestaties in het veld.

Aan de financiële knoppen, maar nooit alleen

Binnen Groen-Geel zijn er penningmeesters per afdeling én per groot toernooi. Daarboven zit het countrybestuur, waar Peter als penningmeester naar het totaalplaatje kijkt: contributies, sponsoring, investeringen, personeel, het onderhoud van terrein en opstallen en de relatie met de gemeente.

Rondom hem staat een klein financieel team: een vrijwilliger voor de ledenadministratie, een dame die de boekhouding doet (“die verdient een plekje in de hemel, als zij er niet zou zijn, dan is het big shit”, zegt hij met een knipoog) en de penningmeesters van de afdelingen en grote toernooien. Zij krijgen zoveel mogelijk autonomie: ze maken hun eigen budgetten en nemen binnen die kaders zelf beslissingen. Peter is vooral klankbord, verbinder en, in zijn woorden, af en toe de “deus ex machina” die in actie komt bij bijvoorbeeld hardnekkige wanbetalers.

Lange termijn boven korte termijn

Wat Peter het leukst vindt, is nadenken over de toekomst van de vereniging. Geïnspireerd door een model dat hij in een bijeenkomst zag, ontwikkelde hij samen met de voorzitter een lange­termijn cashflowplanning. Daarmee kijkt Groen-Geel 8 à 9 jaar vooruit en worden exploitatie, investeringen en grote projecten in één overzicht samengebracht. Door ontwikkelingen goed in de gaten te houden, kan het bestuur goed onderbouwde keuzes maken.

Die toekomstblik is geen speeltje voor de penningmeester, maar een hulpmiddel voor het héle bestuur. Twee keer per jaar wordt de financiële positie tegen het licht gehouden, zodat plannen voor bijvoorbeeld nieuwe velden, gebouwen of baanupgrades niet losstaan van de vraag: “Kunnen we dit samen ook écht dragen?”

Veel tijd, maar geen last

In totaal is Peter zeker twee à drie werkdagen per week met Groen-Geel bezig. Een flink pakket, erkent hij. Naast de coördinatie met afdelingen zijn er talloze praktische zaken, de werkgeversrol richting medewerkers en het doorrekenen van plannen. Toch ervaart hij zijn rol niet als zware last. Hij plant zijn vrijwilligerswerk flexibel om zijn privéleven, golf en andere activiteiten heen en haalt er zichtbaar plezier en structuur uit.

Met veel passie zegt hij: “Je moet niet kijken naar wat iets kost, maar naar wat het oplevert.” Het penningmeesterschap levert hem persoonlijke voldoening op én het gevoel dat hij echt iets kan betekenen voor de club. Ook noemt hij lachend de ietwat calvinistische opvoeding van zijn moeder: “als je van een van Os wat vraagt, moet je ervan uitgaan dat het geregeld wordt.”

De minder makkelijke kanten

Natuurlijk zijn er ook lastige kanten. Soms schuurt het dat hij meer betrokkenheid van leden zou willen zien. Waar hij zelf is opgegroeid met het idee dat je in een vereniging niet alleen consumeert maar ook bijdraagt, merkt hij dat leden tegenwoordig vaker denken in termen van “jullie moeten het voor mij regelen”.  Maar Peter vindt dat een vereniging niet voor niets een vereniging heet, de leden moeten zich met elkaar verbinden om de club draaiende te houden.

Daarnaast hoort bij de rol dat hij soms “nee” moet verkopen als plannen financieel niet haalbaar zijn. Liever voorkomt hij dat moment door vroegtijdig mee te denken en scenario’s door te rekenen. Zo is hij geen strenge boekhouder, maar een gesprekspartner in de vroege stadia van plannen. Dan kan hij sturen en hoeft hij niet zomaar iets van de baan te vegen. Maar uiteindelijk moet de penningmeester soms gewoon duidelijk zijn. Dat doet hij met respect, maar zonder om de hete brij heen te draaien. 

Trots op gezamenlijke investeringen

Als je hem vraagt naar een concreet voorbeeld waar hij trots op is, noemt hij de recente aanleg van twee nieuwe hockeyvelden. Dat project kwam tot stand door een nauwe samenwerking tussen de club, de gemeente en andere partijen op het sportpark. Er is jarenlang geïnvesteerd in relaties, overleg en een goed doordacht plan: wat willen we precies, welke subsidie is mogelijk, wat dragen we zelf bij en hoe passen de velden in het sporttechnische verhaal van de club? 

Voor Peter is dit hét voorbeeld van hoe alle puzzelstukjes; sport, financiën, vrijwilligers en bestuur; samenkomen in één grote puzzel: een investering waar de hele vereniging beter van wordt. 

Twee tips voor beginnende penningmeesters

Tot slot heeft Peter twee duidelijke adviezen voor mensen die overwegen penningmeester te worden bij hun vereniging:

1. Zorg dat de financiële basis op orde is.

   Je hoeft geen accountant of ervaren controller te zijn, maar je moet wél snappen hoe een begroting, balans en ledenadministratie werken of iemand naast je hebben die dat goed kan. Zonder basiskennis blijf je achter de feiten aanlopen.

2. Dompel je onder in de vereniging.

   Lees, luister, stel vragen, loop mee met commissies, ga naar trainingen en toernooien. Een goede penningmeester is geen “boekhouder in een hoekje”, maar een gesprekspartner die de cultuur, mensen en prioriteiten van de club kent. Pas dan kun je euro’s zo inzetten dat ze de vereniging als geheel vooruithelpen.

Of, zoals hij het zelf – een tikkeltje calvinistisch – samenvat: als je ergens ja tegen zegt, dan moet je het ook dóén.